Verslag jaarlijkse diner AV - bestuur IPO

Terwijl het weer buiten steeds grijzer werd, druppelden de leden van de Algemene Vergadering en het IPO-bestuur gestaag binnen op Kasteel Woerden. Binnen stonden hun collega’s hen al op te wachten. Op dinsdag 27 januari vond het jaarlijkse diner van de Algemene Vergadering en het bestuur van het IPO plaats. Een goed moment voor het bestuur om de leden van de AV de toegezegde terugkoppeling te geven van de bestuurstweedaagse en het gesprek over de balans tussen ambities, taken en middelen in de vereniging.

Voorzitter Ina Adema ontving alle AV- en bestuursleden en sprak de aanwezigen toe. Zij blikte terug op de successen van het IPO in afgelopen jaar, waarbij de bouwstenen ‘Emissiereductie landbouw’, ‘Natuur’ en ‘Agrarisch natuurbeheer’ en hun invloed op de kabinetsformatie als belangrijkste wapenfeit werden benoemd. Ze benadrukte daarbij de kracht van de gezamenlijkheid, waarmee de provincies een vuist kunnen maken in Den Haag. Daarnaast heette zij de nieuwe AV- en bestuursleden welkom en stond zij stil bij het vertrek van Henri Meendering (inmiddels burgemeester Schiermonnikoog). Ook stond de voorzitter kort stil bij de bedreigingen waarmee politici helaas mee te maken hebben.

De algemeen directeur Peter Teesink nam de Algemene Vergadering vervolgens mee in de vijf bestuursopdrachten die uit de bestuurstweedaagse van 3-4 december zijn gekomen. Hiermee gaf het bestuur uitvoering aan de toezegging die het bestuur aan de AV had gedaan over een tijdige terugkoppeling. In het bestuur was al afgesproken dat alle bestuursleden de eigen AV-leden zouden meenemen in de vijf opdrachten in de aanloop naar het diner.

Naast het succes op inhoudelijk vlak in de afgelopen maanden, lichtte Teesink toe dat er sprake is van achterstallig onderhoud in de organisatie, met name bij de ondersteunende bedrijfsvoering. Het bestuur is van oordeel dat dit snel opgelost moet worden om het IPO in staat te stellen ook in de toekomst succesvol de provinciale belangen te behartigen.

Het bestuur heeft vijf opdrachten gegeven met als doel deze inhaalslag te maken. Na realisatie van deze opdrachten moet het IPO beschikken over een stabiele en robuuste organisatie, die de belangen van de provincies duurzaam kan blijven vertegenwoordigen.

Teesink gaf aan dat hij goed begrijpt dat het geen fijne boodschap is wanneer meer geld voor de IPO-organisatie noodzakelijk is. Gelijktijdig heeft hij de opdracht om problemen te benoemen en waar mogelijk op te lossen, vindt hij het samen met het bestuur absoluut noodzakelijk om de basis in de organisatie op orde te brengen, om financiële en personele risico’s en ook de werkdruk beter te (kunnen) beheersen. De ondersteunende functies van de organisatie zijn niet meegegroeid in professionaliteit en capaciteit met de toenemende beleids- en uitvoeringsactiviteiten van de organisatie. Daardoor worden er risico’s gelopen in de kwaliteit en volledigheid van de financiële en subsidie administratie, goed personeelsbeleid en de informatiesystemen. Op de vraag waarom dit signaal niet eerder was afgegeven verwees Teesink naar de disbalans tussen de groei van de organisatie als gevolg van meer bestuurlijke opdrachten, de stabiel gebleven begroting, het ontbreken van een meegroei-mechanisme voor de ondersteunende functies, het gebrek aan inzicht, juist doordat die basis niet goed op orde is, en de terughoudendheid om hiermee te komen vanwege eerdere discussies over stijgende begrotingen. De penningmeester Gert Jan Schuinder en adviseur van het bestuur en commissaris Van Dijk wezen daarin ook op de gedeelde verantwoordelijkheid van Algemene Vergadering en bestuur.