Vijf opdrachten
Vervolg van het verslag
Opdracht 1: Een bestuurlijk afwegingskader
IPO/BIJ12 zijn opgericht om de belangen van provincies te behartigen richting het rijk en om provincies te ondersteunen bij collectieve opgaven. Een bestuurlijk afwegingskader wordt ontwikkeld om in de toekomst helder te besluiten of een taak wel of niet bij het IPO hoort. Dit kader wordt gebaseerd op het bestuursprogramma en de wettelijke taken van de provincies.
Opdracht 2: De basis moet op orde
Er is sprake van achterstallig onderhoud bij de ondersteunende diensten. Hier zijn investeringen noodzakelijk. Voorbeelden zijn de sterk verouderde en gebrekkige financiële systemen, geen goed subsidieregister, trage informatievoorziening, het ontbreken van een mee-groei-mechanisme bij nieuwe of intensivering van bestuurlijke opdrachten, en het ontbreken van actueel HR-beleid, waardoor bijvoorbeeld de balans tussen inhuur en vaste medewerker scheef is met een te groot aandeel inhuur. Om deze basis weer op orde te brengen, zijn investeringen in de bedrijfsvoering noodzakelijk.
Opdracht 3: Ontleed de verenigingsbegroting
De verenigingsbegroting wordt – conform eerdere afspraken met de AV en het bestuur - ontleed om transparantie en verantwoording van GS richting PS te kunnen verbeteren. Een eerste stap is gezet met het apart in beeld brengen van de kassiersfunctie faunaschade. Een volgende stap is om dit ook voor andere kassiersfuncties te doen, om externe juridische constructies zoals bijvoorbeeld de NDFF als gemeenschappelijke regeling beter in beeld te brengen en om projecten met externe opdrachtgevers (zoals het rijk) apart te benoemen. In de tussenrapportage 2026 en de conceptbegroting 2027 worden deze volgende stappen verwerkt. De (definitieve) begroting van 2027 zal naar verwachting nog verder ontleed zijn.
Opdracht 4: Hygiëne in de Samenwerkingsafspraken
De gezamenlijkheid is gebaat bij goede samenwerkingsafspraken binnen de gremia van de vereniging en ook voor de naleving op de Provinciehuizen. Denk hierbij aan terugkoppeling tussen BAC en AAC-deelnemers, een nieuw in te richten bestuurlijke spoedprocedure, goede terugkoppeling aan en betrokkenheid van de PS-en. Hiertoe worden de bestaande samenwerkingsafspraken – ook met het oog op de komende Statenverkiezingen – nogmaals onder de loep genomen en in de gremia van de vereniging besproken.
Opdracht 5: Kritische blik op werkplannen BAC’s
In het najaar hebben de BAC’s de eigen werkplannen tegen het licht gehouden. Hier kwamen extra gewenste ambities uit, maar geen dossiers of opdrachten die de BAC’s wilden afronden. De komende periode kijken de BAC’s opnieuw kritisch naar hun werkplannen tegen de achtergrond van de noodzakelijke balans tussen ambities, taken en middelen. Hierbij wordt ook gekeken naar de opdrachten in het kader van uitvoering.
Omdat deze opdrachten zorgvuldig moeten worden uitgewerkt, heeft het bestuur besloten niet te kiezen voor een vroege tussentijdse begrotingswijziging. De Algemeen Vergadering had hierom verzocht indien hier aanleiding toe was. Penningmeester Gert-Jan Schuinder lichtte toe dat de planning en aanpak beter meeloopt in de gewone P&C cyclus.
Leden van de Algemene Vergadering spraken de waardering uit voor het feit dat dat de staat van de organisatie duidelijk op tafel is gelegd. Tegelijkertijd gaven sommige AV-leden aan te zijn geschrokken van de ernst van de situatie. Ook werd aangegeven dat de noodzakelijke investeringen, vanuit het perspectief van de gesignaleerde (financiële) risico’s en goed werkgeverschap, vanzelfsprekend behoren te zijn. Daarnaast werd het belang van het IPO voor de provincies en de gedeelde verantwoordelijkheid van de AV en het bestuur nogmaals benadrukt. De gesprekken werden voorgezet aan tafel. Een paar rode draden uit de verschillende tafels waren: - Realisme over wat wel en wat niet mogelijk cq. wenselijk is qua bestuurlijke opdrachten. Ga daarbij uit van de toegevoegde waarde van de gezamenlijkheid; - De bouwstenen hebben laten zien hoe krachtig de gezamenlijke provincies kunnen zijn; - Waarborg dat het bestuur en de AV ook regulier meegenomen worden in de uitdagingen binnen de organisatie en in de uitvoering en niet alleen rond de bestuurlijke opdrachten; - Hoewel sommige AV-leden aangaven te schrikken van het feit dat investeringen nodig zullen zijn om de bedrijfsvoering van het IPO op niveau te brengen, werd er aan verschillende tafels benadrukt dat er niet mag worden beknibbeld op basale dingen die goed geregeld behoren te zijn; - Investeringen in de bedrijfsvoering leveren op de langere termijn kostenbesparing of anders een kwaliteitsslag op. Bijvoorbeeld door hiermee een betere balans tussen inhuur en vaste medewerkers te realiseren; - Daarnaast leefde de behoefte een beter beeld te krijgen van de geldstromen in de begroting sterk. Dat geeft aan dat er uitgekeken worden naar de realisatie van de ontleding van de begroting. De verwachting is dat bij ieder moment in de P&C-cyclus het bestuur en de AV een stap verder zijn.
De indruk is dat het op veel tafels een goede avond beleefd is. Rond 21.00 uur vertrokken de aanwezigen, na een kort slotwoord van de voorzitter, langzaam weer richting hun eigen provincie en woonplaats. Maar niet voordat de toezegging was gedaan om snel met een verslag van het diner te komen.... aldus geschiedde!
Hieronder is een link van de presentatie opgenomen die door het bestuur en de algemeen directeur is gebruikt op 27 januari. Daarbij is tevens aangeboden dat de AV op elk moment een extra technische briefing kan vragen en dat de bestuursleden, tezamen met een vertegenwoordiging van de organisatie, desgewenst de eigen PS hierin mee kunnen nemen.